تُعد العلاقات العامة من أبرز الاستراتيجيات والعمليات التي تسهم في نجاح المؤسسات بمختلف أنواعها، حيث تتيح لها زيادة فرص الانتشار والازدهار على جميع الأصعدة. في هذه المقالة، سنستعرض تعريف العلاقات العامة وأهميتها وأهدافها.
تعريف العلاقات العامة
تتعدد التعريفات المتعلقة بالعلاقات العامة، ومن بين هذه التعريفات نبرز ما يلي:
تعريف كانفيلد ومور للعلاقات العامة:
تنظر كانفيلد ومور إلى العلاقات العامة كنوع من الفلسفة الاجتماعية، تعبر عن نفسها من خلال الأنشطة والسياسات المعلنة التي تتماشى مع إدارة المؤسسة أو الشركة، مما يساعد على كسب ثقة الجمهور وزيادة تفهمه. لذلك، يُعتبر الاتصال المزدوج جزءاً مهماً من هذا التعريف.
تُعزز هذه العملية التبادل الفعّال، مما يحقق مستوى عالٍ من التفاهم بين المؤسسة والجمهور. وتجدر الإشارة إلى أن بناء الثقة لا يأتي بسهولة، بل يتطلب جهداً مستداماً لإثبات الكفاءة والجودة.
تعريف جريزلويد:
يُعرف جريزلويد العلاقات العامة بوصفها وظيفة إدارية تهدف إلى تقويم اتجاهات المؤسسة والمجتمع بشكل مستمر، مع تحديد البرامج المناسبة لكسب رضا الجمهور وتنفيذها بسرعة بما يتماشى مع أهداف المؤسسة ومصالح الأفراد.
تعريف بول جاريب:
يعتبر بول جاريب أن العلاقات العامة تشمل الجهود المستمرة التي تبذلها الإدارة لكسب ثقة الجمهور بشكل كبير، وليس مجرد تحسين الصورة الظاهرة للمؤسسة مع إغفال رضا العملاء واهتماماتهم.
تعريف ادوارد روبنسون، رئيس قسم البحوث في معهد العلاقات العامة الأمريكي:
يرى روبنسون أن العلاقات العامة تمثل علماً اجتماعياً وسلوكياً وتطبيقياً، حيث تشتمل على قياس وتفسير اتجاهات الجماهير المختلفة المتعلقة بالمؤسسة.
تسهم العلاقات العامة في تحديد أهدافٍ من شأنها تعزيز التفاهم بين الجمهور والمؤسسة وزيادة قبول الجمهور للمنتجات، مما يحقق التوازن بين أهداف المؤسسة واحتياجات الجمهور.
تعريف آخر للعلاقات العامة:
يمكن وصف العلاقات العامة بأنشطة تقوم بها إدارة المؤسسة لإيصال طبيعة العمل للجمهور، وذلك من خلال استخدام وسائل الاتصال والتواصل الاجتماعي والإعلانات.
يساعد هذا التعريف في معرفة آراء الجمهور ومدى رضاهم عن الخدمات التي تقدمها المؤسسة.
يجمع هذا المفهوم بين فن التواصل وعلم الإدارة، حيث يُعتبر اختيار الوسيلة المناسبة للتحدث مع الآخرين نوعاً من الفنون. بينما يُعدّ دراسة الوسيلة لتحديد الاستخدام المثالي لها علماً قائماً بذاته.
العوامل التي أدت الى ظهور العلاقات العامة
- اتجاه المؤسسات نحو أساليب الإدارة الحديثة التي تعزز الحوار وتقبل الآراء المختلفة لفهم وجهات نظر الموظفين والجمهور حول طبيعة العمل ومدى نجاحه أو فشله.
- تنوع رغبات الجمهور وطرق استهلاكه، مما يزيد من الحاجة لابتكار أفكار تلبي هذه الرغبات المتعددة.
- التطورات الكبيرة في وسائل الاتصال، خصوصاً تلك المعتمدة على الإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي.
- لم يقتصر التطور على وسائل الاتصال فقط، بل شمل تطوراً في الفكر الاستهلاكي للجمهور، حيث اكتسبوا خبرات جديدة في مجالات الشراء، مما يتطلب التعرف على خدمات وسلع جديدة.
مبادئ تطبيق العلاقات العامة
- يجب أن تتماشى أفكار المؤسسة المرتبطة بالعلاقات العامة مع ثقافة المجتمع.
- من الضروري مراعاة الصدق والأمانة في التعامل مع جمهور العملاء.
- يجب احترام الخصوصية وحماية المعلومات الشخصية للجمهور.
- يجب توفير كافة الوسائل التي تساهم في رفع مستوى المؤسسة العلمي.
أهداف العلاقات العامة
- تصميم استراتيجيات تفاعلية بين المؤسسة والجمهور.
- تيسير التواصل الفعّال بين المؤسسة وباقي المؤسسات للوصول إلى التعاون المشترك.
- توفير وسائل عرض ملائمة لتعريف الجمهور بالمؤسسة وأهدافها.
- المتابعة المستمرة للأخبار والمستجدات ونشر المعلومات الموثوقة.
- توفير برامج تدريبية لموارد الإدارة بشأن اتخاذ القرارات الحكيمة.
- تنسيق الجهود بين الإدارة وكافة الأقسام لتحسين الأداء.
أهمية العلاقات العامة
- تعريف الجمهور بالمؤسسة من خلال توضيح رسالتها وأهدافها بأسلوب بسيط.
- تنسيق العمل بين الأقسام لتحقيق انسجام فعال بين الجمهور والمؤسسة.
- تشغل العلاقات العامة دور المستشار لأعضاء مجلس الإدارة والإدارة العليا.
- تنظم المقابلات للمدير وتستقبل الزوار بأسلوب مهذب.
- تقوم بجمع البيانات وتحليل القضايا المتعلقة بالإدارة.
- تستقبل الضيوف الرسميين وتؤمن راحتهم.
- تعد النشرات الإعلامية المتعلقة بنشاطات المؤسسة.
- تجهز الردود على الشكاوى وفقاً لتوجيهات المدير.
أهمية العلاقات العامة (تكملة)
- متابعة إجراءات سفر موظفي المؤسسة في مهام رسمية خارج البلاد.
- إعداد المذكرات التي تفيد المدير.
- تجهيز المؤتمرات والمنتديات لضمان المشاركة الفعالة.
- تحليل المحتويات الإعلامية وإعداد الردود المناسبة.
- تأمين التغطية الإعلامية لكل الأنشطة.
- تنفيذ الواجبات العامة مثل تنظيم الفعاليات وإرسال التهاني والتعازي.
- إجراء استبيانات لقياس آراء الجمهور حول خدمات المؤسسة ومدى رضاهم.
- استلام الشكاوى وتحويلها للجهات المعنية لإنجاز الردود والمتابعة.
- توثيق وتصنيف السجلات الخاصة بمهام المؤسسة بشكل منظم.
- التنسيق مع دوائر العلاقات العامة في المؤسسات الأخرى لتبادل المعلومات والخبرات.
- تأمين حجوزات الفندقية لضيوف المؤسسة.
- تقديم المساعدة الإنسانية للمؤسسات الخيرية.
- ضمان تمثيل المؤسسة بشكل مميز وفعال.
- تعزيز الاتصال بين المستويات الإدارية المختلفة.
- خلق جو إيجابي بين موظفي المؤسسة.
- تساعد في تقديم معلومات دقيقة للزبائن حول المنتجات والخدمات.
