إجراءات الدورة المستندية في إدارة الأعمال

الدورة المستندية

تُعتبر الدورة المستندية إحدى الجوانب الأساسية في علم المحاسبة، وتُشكل المرحلة الأولى لتطبيق العمليات المحاسبية. ترتبط هذه الدورة ارتباطاً وثيقاً بالمستندات المحاسبية التي يُعدّها المحاسب، حيث تُعرف بأنها مجموعة الإجراءات التي تُسهم في منح المستند المحاسبي طابعاً قانونياً وتساعد في التحقق من مصداقيته. يُراعى القيام بالقيود المحاسبية الخاصة بكل مستند بدقة عالية، مما يتيح ترحيلها إلى دفاتر المحاسبة والقوائم المالية. وبذلك، يتوجب على المحاسب التأكد من صحة الإجراءات المتبعة لتفادي أي أخطاء قد تتسبب في تعقيد العمل في المراحل siguientes من الدورة المحاسبية.

أهداف الدورة المستندية

تسعى الدورة المستندية لتحقيق عدد من الأهداف المهمة، منها:

• تحديد الهدف أو النشاط الذي يتطلب التنفيذ من قبل الإدارة.
• جمع البيانات والتقارير المطلوبة لتقديمها إلى الإدارة.
• تسهيل عملية اتخاذ القرارات الملائمة من قبل الإدارة.
• تعزيز الربط بين الأقسام التي تشترك في تنفيذ وظائف مشتركة.
• تيسير الوصول إلى المستندات الضرورية التي تُستخدم في أداء المهام الإدارية.
• متابعة حركة المستندات المحاسبية بين الأقسام داخل المؤسسة.
• فهم القيم الخاصة بالأصول والالتزامات المرتبطة بالمهام المنفذة.

أنواع الدورات المستندية

تتوزع الدورات المستندية إلى ثلاثة أنواع رئيسية، وهي:

الدورة المستندية للمخازن

تركز هذه الدورة على متابعة وتوثيق المعلومات المتعلقة بجميع السلع المتوفرة في المخازن، بالإضافة إلى العمليات المستندية المرتبطة بها من بيع وشراء. كما تهدف إلى تحقيق الرقابة على المخازن وضمان توافق المخزون الفعلي مع السجلات الورقية. تشمل أيضاً التأكد من مستندات تصدير واستيراد المواد خلال الفترة المحاسبية وتوثيقها يومياً وفقاً للإجراءات المتبعة في الشركة.

الدورة المستندية للمشتريات

تهتم هذه الدورة بتوثيق المستندات المتعلقة بعمليات الشراء التي تقوم بها الشركات طوال السنة المالية. وتنقسم المشتريات إلى نوعين:

• المشتريات غير النمطية: وهي التي لم تُخطط للشراء مسبقاً، حيث يتم إعداد المستندات الخاصة بها فور طلبها. مثال على ذلك: طلب قرطاسية جديدة للمكتب، وتضاف تكاليفها إلى المصروفات الأخرى.
• المشتريات النمطية: تتعلق بالمشتريات التي تتم بشكل دوري ودائم، حيث تكون هناك قائمة جاهزة لهذه المشتريات عند أمين المستودعات، الذي يُعد تقريراً بالكميات الناقصة لتزويد المحاسب به لتحديد التكاليف المرتبطة بها ولتوفيرها للمستودعات.

الدورة المستندية للمبيعات

تُعنى هذه الدورة بمتابعة المستندات الخاصة بعمليات البيع التي تُنفذها الشركة خلال السنة المالية. تعتمد على دراسة آراء العملاء والطلبات المقدمة للحصول على سلع معينة. يقوم المحاسب المتخصص بإعداد المستندات الخاصة بالمبيعات بالاستناد إلى الوثائق الرسمية مثل الفواتير وبطاقات صنف المادة. عادة ما تحتوي مستندات المبيعات على التفاصيل التالية: الكمية المباعة، سعر الوحدة، السعر الإجمالي، تفاصيل إضافية، وطريقة الدفع، وتُعّد هذه المستندات بنسختين: واحدة للشركة والأخرى للعملاء.